Una asignatura pendiente de las soluciones BI es la lucha contra la proliferación de Excels. Hemos reconocer que, a pesar de las grandes inversiones en software y hardware, el Excel sigue siendo el rey en muchas empresas.

Tradicionalmente, hemos vendido proyectos datawarehouse y Business Intelligence como una medida para erradicar los problemas generados por el uso intensivo del Excel. Al trabajar con Excel, los usuarios duplican y manipulan la información, la comparten, mezclan información de diferentes fuentes, filtran, completan, ajustan, y aplican criterios que sólo ellos mismos conocen. El resultado de esta manera de trabajar es por todos conocido:

• La información nunca cuadra, cada departamento y cada usuario trabaja con unos números diferentes, diferentes entre sí, y diferente con los que devuelve el ERP corporativo.
• Otro inconveniente fundamental de esta manera de trabajar es el esfuerzo que requiere mantener los informes actualizados. Cada semana los datos cambian, por lo que se deben realizar nuevas extracciones de los sistemas informáticos, y recocinar los informes en Excel. Es un trabajo periódico (además de aburrido y proponeso a errores) que implica muchas horas de muchos recursos.

Este problema se soluciona con un datawarehouse y con una herramienta de BI, ¿verdad? Pues no exactamente...

No soy el primero en preparar un diagrama de este tipo para representar lo que se conoce como "excel caos":

Medio millón de euros después, la situación no ha cambiado mucho:

Evidentemente, el datawarehouse es una mejora importante en los sistemas informáticos de la empresa, y así se suele reconocer en la mayoría de implantaciones. El datawarehouse mejora la disponibilidad y la calidad de la información corporativa. Sin embargo, solemos pasar de puntillas sobre la promesa de erradicar el Excel caos.

Después de implantar un datawarehouse y una herramienta de BI, es común que los usuarios sigan prefiriendo el Excel para preparar y presentar sus informes. Innumerables instalaciones de los principales proveedores de BI (y no diré nombres por si alguno de mis queridos lectores trabajan en BO, Microstrategy o Cognos), utilizan la solución de reporting BI para generar la query, ejecutar la consulta, y exportarla rápidamente a Excel.

¿Por qué la funcionalidad más querida por los usuarios es la exportación a Excel? ¿O tal vez estoy exagerando?